IMAPとPOPの違いと使い分け【メール受信方法】
OutlookやThunderbirdなど、メール設定の際に出てくるIMAPとPOP。
どちらもメールの受信方式ですが、IMAPかPOPかで大きな違いがあります。
それぞれの特徴とメリット・デメリット・使い分け方を解説します。
IMAPとPOPどちらがいいの？
IMAPとPOPの使い分け。
結論からいえば、下記の使い分け方がオススメです。
- 個人がひとつのメールアドレスを複数のデバイスで管理する場合はIMAPがオススメ。
- ひとつのメールアドレスを一台のデバイスで管理する場合はPOPがオススメ。
- ひとつのメールアドレスを複数人が複数のデバイスで管理する場合は使い方によって使い分ける。
（※デバイス＝PCやスマホ、タブレットなどの機器）
なぜこのように使い分けるか、IMAPとPOPの違いとメリット・デメリットを解説します。
IMAPは同期型、POPは独立したローカル保存型
IMAP / POPの最大の違いはメールサーバーと相互に同期を取り続けるか独立してメールを受信するかにあります。
同じメールアドレスをIMAPで設定したデバイス同士で既読状況が同期されるため、IMAPは受信ボックスがどのデバイスからみても同じ状態になります。
POPはサーバーにあるメールをデバイス・メールソフトごとに独立して受信します。ほかのデバイスで受信したメールには影響を与えません。
どちらにもメリットとデメリットがあるので、自身の使い方や状況によって使い分けましょう。
IMAPの特徴とメリット・デメリット
IMAPはサーバーやほかのIMAP設定のデバイスと同期をとる。
IMAPは常にサーバー上のメールと同期を取り続けるメール受信方式です。
メール版dropboxといえばわかりやすいかもしれません。クラウド的な受信方式です。
同じメールアドレスをIMAPで設定してあるデバイスならメールの既読状況やフォルダの構成などを常に同期し、どのデバイスでみても同じ状態になる点が特徴。
例えば同じメールアドレスをPCとスマホ両方にIMAPで設定した場合。
- PCでメールAを既読にすると、スマホでみてもメールAは既読状態になる。
- スマホで削除したメールはPCから見ても削除フォルダに入っている。
といった具合にIMAP同士では受信したメールの状況が同期されます。（サーバー上のメールデータも）
なので、ひとつのメールアドレスをPC、スマホ、タブレットなど複数のデバイスで確認するときにメリットがあります。
デメリットはIMAP設定したデバイスで完全消去したメールはほかのデバイスでも消えてしまうため、誤ってメールを消したりするとどのデバイスからも観られなくなるリスクもあります。
メーラーの仕様にもよりますが、ローカルフォルダに移したメールはほかのデバイスからは見られなくなる点にも注意。
POPの特徴とメリット・デメリット
POPはデバイスごとに独立してダウンロードする。
POPはメールサーバー上の受信メールをパソコンやスマホなどデバイスごとに独立してダウンロードする受信方式です。
IMAPとは違いデバイスごとに独立して受信するため、POP設定のデバイスですでに受信したメールでもほかのデバイスではすべて新着メールとして受信します。
削除・メールの移動・フォルダの作成などを行ってもほかのデバイスでの受信には影響を及ぼしません。
この違いがPOPのメリットであり、デメリットといえるでしょう。
ただし、メールを受信する際に受信したメールはサーバーから削除する設定・残す設定が可能。
POP受信したメールは削除する設定にしておけば一度受信したメールをほかのデバイスでは受信しないようにすることも可能です。
（後述するIMAPとの併用の際には注意が必要）
IMAPとPOPの違いと使い分け
冒頭で述べた通り、一台のデバイスだけで受信するだけならPOPの方がオススメで、複数のデバイスで受信する場合はIMAPがオススメです。
しかし、企業の問い合わせ用メールアドレスや代表アドレスなど、同じメールアドレスを複数人で使う場合はIMAPとPOPの違いをうまく活かすと運用が楽になります。
IMAPがオススメなパターン
- 一人で使うひとつのメールアドレスをPCやスマホなど複数のデバイスで確認したい場合。
- 問い合わせ用のメールアドレスを複数の人で共有管理するといった使い方。
私自身もPC（Outlook）とスマホにIMAPで設定。読んでみて不要なメールはそのままゴミ箱へGoで削除。
そのあとはスマホでみても既読状況も同期されるので、同じメールをもう一度読まなくて済むわけです。
ちなみに、複数人で進捗管理しつつ共有する運用の場合、可能ならIMAPよりもメールディーラーなどメール共有管理システムの方がオススメです。
POPがオススメなパターン
POPはデバイスごとに独立してサーバーにあるメールを受信してくれます。
ほかのデバイスに影響を与えるIMAPではリスクがある場合に使うのがオススメです。具体的には下記のような場合。
- 管理者など、対応するのではなく単純にきたメールをチェックするためだけのデバイス。
- メールをひたすら受信してバックアップしておく用途。
- ネットリテラシーが低い担当者に任せるときなど、ほかのデバイスにも影響が出るIMAPでは不安。
特にメールに対応するわけではなく、ただ来たメールをチェックするだけの管理者用アカウントにはメールを受信しても消えない設定でPOPにしておくといいでしょう。
IMAPにしていると管理者が既読にしたメールがほかの担当者のデバイスでも既読になるなど運用に影響が出てしまいます。
また、ほかのデバイスの受信状況や削除などに影響されないPOPなら受信メールのバックアップをとる用途にも使えます。
IMAPとPOPを併用するときの注意点
IMAPとPOPを併用する運用を考えることもあるでしょう。
デバイスを分けずとも、一台のPC上で同じメールアドレスをPOP / IMAPの両方で受信させておくことも可能です。
ただし、IMAPとPOPを併用する場合に注意したいのが
- IMAP設定のデバイスでメールを処理する前にPOP設定のデバイスで受信しておく。
- POPの受信デバイスは受信メールのコピーをサーバーおく、受信メールを消さないなどメールをサーバー上に残す設定にする。
上記の2点。
使い方にもよりますが、上記に注意しないと一部メールを受信しなかったり、あったはずのメールが消えるなどの現象が起こる可能性があります。
例えばIMAPで設定したPCで先にメールを読んで削除するとサーバー上からも削除され、POPで設定したスマホではそのメールは受信しません。サーバーにないので当然ですよね。
また、POPで受信したメールを残す設定にしてないとサーバー上からメールが消えます。
IMAPはサーバーと同期を取っているので、一度受信したメールでもPOPがそのメールを受信してサーバーから消されるとIMAPで見ているPCからもメールが消えてしまいます。
IMAPとPOPを併用する際は必ずPOP側は受信メールを残す設定にしておきましょう。
まとめ：メール受信設定のIMAPとPOPの違い
- PCやスマホなど1台のデバイスのみで受信する場合はダウンロード型のPOPがオススメ。
- IMAPは同期型で、個人がひとつのメールアドレスで複数のデバイスで管理するときにオススメ。
- ひとつのメールアドレスを複数の担当者・複数のデバイスで受信する場合は使い方に合わせてIMAPかPOPを選ぶ。
- ひとつのメールアドレスをIMAPとPOPの両方で受信する場合は設定や運用に注意が必要。
個人の使い方であれば、1台だけならPOP、複数のデバイスに設定するならIMAPと覚えておけばOK。
問い合わせの受け付けるメールアドレスや代表メールアドレスなど、複数人×複数デバイスで管理・運営する場合は特性をうまく利用して使い分けてください。